Loading...

Selasa, 13 Maret 2012

Dasar-dasar Dokumentasi

INISIASI 1
ISTILAH 
DOKUMENTASI

Saudara mahasiswa, untuk pertemuan pertama ini kita akan membicarakan mengenai segala sesuatu yang berhubungan dengan istilah dokumentasi.

A. Pengertian Istilah Dokumentasi
Pengertian istilah dokumentasi ini dikemukakan oleh berbagai sumber. Diantara sumber yang memberikan pengertian dokumentasi dari Ensiklopedi Administrasi yang menyatakan bahwa : 
Dokumen adalah ssuatu warkat asli yang dipergunakan sebagai alat pembuktian atau sebagai bahan untuk mendukung keterangan.
Sedangkan menurut Documentation Commite of Special Library Association (ASLA) mendefinisikan sebagai seni menyusun reproduksi dokumen, distribusi dokumen dan pemanfaatan dokumen.
Dari berbagai definisi/pengertian tentang dokumentasi, maka dapat ditarik garis merah bahwa dokumentasi :
1. Berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Belanda dan bahasa Inggris disebut document, sedang dalam bahasa latin documentum
2. Pada dasarnya dokumen tertulis atau tercetak dapat dipergunakan sebagai bukti keterangan
3. Wujud dokumen dapat berupa surat, akta piagam atau rekaman lain
4. Dokumen yang memiliki nilai hukum terkuat adalah dokumen asli
5. Dokumen berguna untuk sumber keterangan, sumber penelitian ilmiah, dan alat bantu bukti keabsahan suatu keterangan

Di Indonesia istilah dokumentasi sering digunakan dalam arti yang berbeda dengan pengertian dokumentasi yang berlaku dalam dunia pengolahan informasi, seperti kegiatan yang berhubungan dengan foto, reproduksi foto atau penyebaran foto.

Sesuai Peraturan Presiden No. 20 tahun 1961 tentang tugas dokumentasi dan perpustakaan, yang dimaksud dengan dokumentasi adalah dokumentasi pustaka atau literer. Selanjutnya dijelaskan bahea tugas kewajiban dokumentasi ialah menyediakan keterangan-keterangan dalam bentuk dokumen baru tentang pengetahuan dalam arti kata yang luas sebagai hasil kegiatan manusia, dan untuk keperluan itu mengumpulkan dan menyusun keterangan-keterangan tersebut.
Dokumentasi menjalankan pekerjaan sebagai berikut :
1. Menyediakan keterangan-keterangan yang dikutip, disadur, diterjemahkan, disaring, difotocopy atau direkam dari segala dokumen pustaka
2. Memberitahukan perihal tersedianya keterangan-keterangan itu
3. Atas permintaan, menyusun suatu dokumen baru sebagai lanjutan dari pada usaha dimaksud pada angka 1.

Dengan berkembangnya teknologi computer maka berpengaruh terhadap pengertian dokumentasi. Dokumen terdiri dari 2 bentuk yaitu hard copy dan soft copy. Hard copy merupakan salinan berupa cetak sedangkan soft cpy merupakan salinan berupa digital/elektronik

B. Perbedaan Istilah Dokumentasi dan Perpustakan
Perpustakaan dan dokumentasi mencakup sekian banyak bidang studi yang sama, layanannya serupa, dan menggunakan sekian banyaj sarana yang sama, sehingga timbul pertanyaan mengenai apa sebenarnya perbedaan antara perpustakaan dan dokumentasi.

Istilah dokumentasi diperkenalkan oleh Paul Otlet dan Henri La Fontaine pada akhir abad 19. Pada saat keduanya menyusun bibliografi yang luas merekamembuat analisis teliti dari subjek-subjek. Sehingga untuk membedakan aktivitas keduanya dari aktivitas pustakawan pada waktu itu mereka menamakan dokumentasi. Pada dasarnya aktivitas dokumentasi adalah aktivitas perpustakaan yang lebih menjurus dan lebih mendalami analisis subjek.

Pustakawan menganggap dokumentasi sebagai satu aspek layanan kepustakaan yang menekankanpad pelayanan dan penyebaran informasi ilmiah sehingga memerlukan penguasaan suatu bidang ilmu pengetahuan. Dalam bidang dokumentasi,banyak berkecimpung ilmuwan yang terjun dalambidang tersebut karena perhatiannyapada segi kepustakaan bidangnya.

Menurut Stoica pemisahan yang tidak wajar antara perpustakaan dan dokumentasi juga disebabkan masing-masing terhadap bahan pustaka atau dokumen. Bagi pustakawan, yang menjadi perhatian utama adalah objek materinya buku dan majalah. Bagi dokumentalis, yang menjadi ukuran adalah informasi yang dapat diperoleh dari buku, artikel majalah.

Perbedaan antara aktivitas perpustakaan dan dokumentasi antara lain :
1. Macam bahan pustaka yang mendapat perhatian mereka
2. Cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen
3. Macam petugas-petugasnya.

Pemisahan antara perpustakaan dan dokumentasi semakin nyata, disebabkan karena jumlah informasi ilmiah yang harus diolah dan disebarkan menyebabkan teknik perpustakaan konvensional kurang dapat memnuhi keperluan dokumentasi.

Konferensi Georgia bersepakat menghindari istilah documentation dan documentalist, karena dalam penggunaan maupun artinya membingungkan. Sehingga dalam konfernsi Georgia tersebutmembedakan dalam 5 golongan petugas yaitu : librarian, special librarian, science librarian, technical literature analyst, and information scientist.






INISIASI 2
JENIS DOKUMEN 
Mahasiswa D-2 Perpustakaan yang mengikuti tutorial online PUST2241 Dasar-Dasar Dokumentasi,  
untuk pertemuan kedua  ini kita akan membicarakan mengenai jenis dokumen dan pengawasan bibliografi dokumen.

A. Jenis dokumen dan karekternya
Di lihat dari segi keterbacaan, dokumen dapat dibedakan menjadi
1. Dokumen nontekstual, berarti dokuemn yang bukan merupakan dokumen tertulis yang berarti dokumen tersebut berbentuk suatu benda namun memuat informasi penting. Dokumen jenis ini disebut dokumen Korporil yang biasanya disimpan di museum.
2. Dokumen tekstual, merupakan dokumen tertulis sering disebut dokumen literer yang penyimpanannya di perpustakaan atau pusat dokumentasi.
3. Dokumen nonbuku yang sering disebut audio visual, media teknologi, atau alat peraga.
4. Dokumen grey literature, merupakan dokumen yang sukar didapatkan secara bebas. Dokumen ini tidak dapat ditemukan di took-toko buku, bahkan tidak semua perpustakaan memilikinya.

Dilihat dari ketajaman analisisnya dokumen dpat dibedakan menjadi :
1. Dokumen primer, disiapkan oleh pengarang berisi informasi mengenai penelitian yang dilakukan sendiri, aplikasi sebuah teori baru, penjelasan teori dalam berbagai bidang ilmu
2. Dokumen sekunder, dokumen yang berisi dokumen primer
3. Dokumen tersier, dokumen yang berisi informasi mengenai dokumen sekunder


B. Pengawasan bibliografi dokumen
Suatu terbitan yang pernah terbit baik secara nasional maupun internasional perlu dilakukan suatu pengawasan. Pengawasan terbitan ini sering disebut pengawasan bibliografi. Pengawasan bibliografi bertujuan untuk 
1. Membantu pemakai dalam menemukan terbitan atau mengetahui batasan-batasan dalam pengenalan buku atau dokumen lain yang diperlukan
2. Melengkapi data statistik mengenai kegiatan penerbitan dalam suatu Negara
3. Memberikan informasi kegiatan intelektual baik bersifat internasional maupun nasional dalam suatu cabang ilmu pengetahuan
4. Memberikan informasi keadaan kultural suatu negara



INISIASI 3
PELESTARIAN  DOKUMEN 
Mahasiswa D-2 Perpustakaan yang mengikuti tutorial online PUST2241 Dasar-Dasar Dokumentasi, selamat bergabung kembali dalam tutorial Dasar-Dasar Dokumentasi ini.  
Untuk pertemuan ketiga  ini kita akan membicarakan mengenai Pelestarian Dokumen, faktor-faktor penyebab kerusakan dan penanggulangannya.

Pelestarian Dokumen
Dalam suatu sistem Pusdokinfo (Perpustakaan, dokumentasi dan informasi), dokumen memegang peranan yang penting, sehingga dokumen tersebut perlu dilestarikan agar tidak cepat mengalami kerusakan baik secara fisik maupun kandungan informasinya.
Kegiatan melestarikan dokumen mempunyai tujuan:
a. Menyelematkan nilai informasi dokumen
b. Menyelamatkan fisik dokumen
c. Mengatasi kendala kekurangan ruang
d. Mempercepat perolehan informasi

Dalam kegiatan pelestarian dokumen perlu diperhatikan :
a. Manajemen, siapa yg bertanggung jawab
b. Tenaga yang merawat dokumen dengan keahlian yang mereka miliki
c. Laboratorium, ruangan pelestarian dengan berbagai peralatan yang diperlukan
d. Dana, untuk keperluan kegiatan pelestarian harus diusahakan dan dimonitor agar kegiatan ini berjalan dengan baik, dan tidak mengalami kendala.

Faktor-Faktor penyebab kerusakan dokumen
Kerusakan dokumen dipengaruhi beberapa faktor antara lain: faktor biologi (binatang pengerat, serangga, dan jamur), faktor fisika dan kimia, faktor alam (sinar matahari, banjir, gempa bumi, api) dan faktor manusia.
Faktor kerusakan dokumen dapat dikelompokkan menjadi :
a. Karakteristik bahan, dokumen mempunyai sifat kimia dan fisika yang tidak stabil
b. Faktor lingkungan, setiap tipe dokumen mempunyai daya tahan yang berbeda terhadap pengaruh lingkungan dari struktur molekul dan karakteristik dari tiap komponen yang ada di dalamnya.
c. Faktor manusia, merupakan penyebab kerusakan dari luar karena penanganan dan penggunaan dokumen, teknik penjilidan, prosedur penyusunan di rak, pengolahan, sirkulasi, serta bagaimana staf dan pengguna saat memegang dokumen.

Cara Pencegahan Kerusakan Dokumen
Untuk melestarikan dokumen agar tidak rusak, perlu ada pencegahan kerusakan dari dokumen tersebut. Cara pencegahan kerusakan antara lain:
1. Pencegahan kerusakan karena faktor lingkungan (pengaruh temperatur dan kelembaban udara; pengaruh cahaya matahari; pencemaran udara; faktor biota; rak dan lemari yang tidak memenuhi syarat; bencana alam)
2. Pencegahan karena faktor manusia (merupakan pengaruh yang cukup besar, karena dapat bersifat langsung dan tak langsung)
3. Fumigasi, deasidifikasi dan laminasi (pengasapan dengan bahan kimia
4. Perbaikan dokumen dan restorasi (memperbaiki dokuen yang rusak)
5. Penjilidan (menjilid dokumen yang telah lepas dari jilidan awalnya)
6. Pelestarian nilai informasi (membuat alih bentuk dari dokumen tersebut dengan bentuk mikro)





DESKRIPSI BIBLIOGRAFI

Deskripsi Bibliografi

Sebagai seorang pustakawan atau calon pustakawan deskripsi bibliografi harus benar-benar dipahami. Karena deskripsi bibliografi inilah yang akan selalu menjadi dasar dalam pembuatan katalog untuk segala jenis bahan pustaka.

Untuk membuat deskripsi bibliografi salah satu standar yang menjadi pegangan dan merupakan suatu aturan adalah Anglo American Cataloguing Rules edisi 2 (AACR2).

Standard tersebut membagi deskripsi bibliografi dalam 8 daerah. Selain AACR ada juga peraturan atau pegangan dalam menentukan deskripsi bibliografi yaitu International Standard Bibliography Description (General) (ISBD(G))

Kedelapan daerah tersebut adalah :

1. Daerah Judul dan pernyataan tanggung jawab
2. Daerah edisi
3. Daerah data khusus
4. Daerah terbitan, pengedaran
5. Daerah deskripsi fisik
6. Daerah seri
7. Daerah catatan
8. Daerah nomor standard

Untuk kelengkapan pembuatan katalog setelah menentukan deskripsi bibliografi, ditentukan titik akses.
Titik akses pada suatu katalog dapat ditentukan pada:
a. Pengarang, baik pengarang pertama maupun pengarang kedua dan ketiga (orang/institusi yang bertanggung jawab terhadap isi intelektual dari karya tersebut)
b. Judul (apabila pengarang lebih dari 3 orang, atau merupakan karya editor)
c. Subek dari karya tersebut.

INISIASI 5

SARANA BIBLIOGRAFI

Saudara mahasiswa, pada pertemuan ke 5 ini kita akan membahas mengenai sarana Bibliografi.


Bibliografi

Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterangan fisik dokumen.

Bibliografi ini sangat penting karena dapat digunakan sebagai pengawasan terbitan diberbagai lembaga namun biasanya bibliografi ini digunakan sebagai pengawasan terbitan suatu Negara maupun berbagai Negara (internasional).

Dengan semakin pesatnya dunia penerbitan dan perkembangan ilmu pengetahuan, maka bibliografi sebagai sarana pengawasan terbitan sangat diperlukan. Karena dapat membantu pengguna/pemustaka dengan mudah mengetahui suatu dokumen tentang subjek tertentu pernah diterbitkan.


Bibliografi dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar yaitu:

1. Bibliografi Analitis : bibliografi yang memberikan penjelasan (fakta) megenai pengarang, terbitan dan asal mula naskah

2.Bibliografi sistematis : bibliografi yang disusun menurut suatu system tertentu. Bibliografi sistematis ini dapat bersifat retrospekti, beranotasi dan enumeratif.


Bibliografi sebagai salah satu sarana temu kembali dokumen dapat dalam lingkup nasional sering dikenal dengan Bibliografi Nasional yang dikeluarkan oleh Perpustakaan Nasional dan Bibliografi Internasional atau sering disebut bibliografi universal. Dimana keduanya mendaftar terbitan yang pernah terbit di suatu Negara maupun di berbagai Negara.









INISIASI 8

RANGKUMAN SELURUH MATERI TUTON

Saudara Mahasiswa, untuk pertemuan ke delapan ini akan disampaikan rangkuman seluruh materi yang telah disajikan pada pertemuan 1 sampai dengan 7

Pengertian Dokumentasi

Dari berbagai definisi/pengertian tentang dokumentasi, maka dapat ditarik garis merah bahwa dokumentasi :

1.Berasal dari kata dokumen, yang dalam bahasa Belanda dan bahasa Inggris disebut document, sedang dalam bahasa latin documentum

2.Pada dasarnya dokumen tertulis atau tercetak dapat dipergunakan sebagai bukti keterangan

3.Wujud dokumen dapat berupa surat, akta piagam atau rekaman lain

4.Dokumen yang memiliki nilai hukum terkuat adalah dokumen asli

5.Dokumen berguna untuk sumber keterangan, sumber penelitian ilmiah, dan alat bantu bukti keabsahan suatu keterangan

Perbedaan Istilah Dokumentasi dan Perpustakaan

Pustakawan menganggap dokumentasi sebagai satu aspek layanan kepustakaan yang menekankanpad pelayanan dan penyebaran informasi ilmiah sehingga memerlukan penguasaan suatu bidang ilmu pengetahuan. Dalam bidang dokumentasi,banyak berkecimpung ilmuwan yang terjun dalambidang tersebut karena perhatiannyapada segi kepustakaan bidangnya.

Perbedaan antara aktivitas perpustakaan dan dokumentasi antara lain :

1.Macam bahan pustaka yang mendapat perhatian mereka

2.Cara penggarapan informasi yang terdapat di dalam bahan pustaka/dokumen

3.Macam petugas-petugasnya.

Jenis Dokumen dan Karakternya

Di lihat dari segi keterbacaan, dokumen dapat dibedakan menjadi

1.Dokumen nontekstual, berarti dokuemn yang bukan merupakan dokumen tertulis yang

berarti dokumen tersebut berbentuk suatu benda namun memuat informasi penting.

Dokumen jenis ini disebut dokumen Korporil yang biasanya disimpan di museum.

2.Dokumen tekstual, merupakan dokumen tertulis sering disebut dokumen literer yang

penyimpanannya di perpustakaan atau pusat dokumentasi.

3.Dokumen nonbuku yang sering disebut audio visual, media teknologi, atau alat peraga.

4.Dokumen grey literature, merupakan dokumen yang sukar didapatkan secara bebas.

Dokumen ini tidak dapat ditemukan di took-toko buku, bahkan tidak semua perpustakaan memilikinya.

Pelestarian Dokumen

Dalam suatu sistem Pusdokinfo (Perpustakaan, dokumentasi dan Informasi), dokumen memegang peranan yang penting. Sehingga dokumen tersebut perlu dilestarikan agar tidak cepat mengalami kerusakan baik secara fisik maupun kandungan informasinya.

Kegiatan melestarikan dokumen mempunyai tujuan:

a.Menyelematkan nilai informasi dokumen

b.Menyelamatkan fisik dokumen

c.Mengatasi kendala kekurangan ruang

d.Mempercepat perolehan informasi

Faktor-Faktor penyebab kerusakan dokumen

Kerusakan dokumen dipengaruhi beberapa faktor antara lain: factor biologi (binatang pengerat, serangga, dan jamur), factor fisika dan kimia, factor alam (sinar matahari, banjir, gempa bumi, api) dan factor manusia.

Bibliografi

Bibliografi adalah suatu daftar terbitan yang memberikan informasi mengenai data kepengarangan, judul, edisi, tempat terbit, penerbit, tahun terbit dan keterangan fisik dokumen. Bibliografi ini sangat penting karena dapat digunakan sebagai pengawasan terbitan diberbagai lembaga namun biasanya bibliografi ini digunakan sebagai pengawasan terbitan suatu Negara maupun berbagai Negara (internasional).

Jaringan Kerja sama Perpustakaan

Kerja sama antarperpustakaan adalah kerjasama yang melibatkan dua perpustakaan atau lebih. Tujuannya untuk memberikan layanan sebaik-baiknya kepada pemustaka, karena tidak satupun perpustakaan dapat memenuhi kebutuhan informasi kepada pemustaka. Apalagi dengan melimpahnya informasi pada saat ini, sehingga perpustakaan tidak akan dapat memenuhi kebutuhan tersebut.

Kerja sama informasi berbasis jaringan dan Perpustakaan Digital

Sebuah pusat informasi selain tetap berfungsi sebagai perustakaan juga merupakan suatu agen yang melanggan informasi dari berbagai pangkalan data yang tersebar di seluruh dunia dengan bantuan jasa telekomunikasi.

Dalam memenuhi fungsinya sebagai organisasi penyedia jasa, pusat informasi tidak mungkin dapat bekerja secara mandiri dan independent. Oleh karena itu kerja sama bidang pelayanan informasi tetap diperlukan, khususnya dalam silang layan.

Standarisasi Dokumen

Standar adalah sebuah aturan, digunakan untuk bimbingan. Standar dapat berupa standard fisik dan intelektual.

Standardisasi adalah usaha bersama membentuk standard. Standardisasi berdampak terhadap perlengkapan, produk documenter, serta sarana intelektual unit informasi.

Standar Kompetensi Pustakawan

Kategori kompetensi yang perlu dimik oleh professional di bidang informasi antara lain:

1.Ketrampilan tentang teknologi dan peralatannya

2.Ketrampilan informasi

3.Ketrampilan komunikasi dan social

4.Ketrampilan manajemen dan kepemimpinan

5.Ketrampilan berpikir strategis dan ketrampilan analitis

6.Perilaku dan sifat-sifat yang bersifat pribadi


Tidak ada komentar:

Poskan Komentar